(184) Die Rot-Blau-Falle: Je mehr Prozesse, desto mehr Chaos

00:00:17: Hallo zusammen.

00:00:18: Herzlich willkommen zum Podcast Führung in turbulenten Zeiten, der Podcast für die Führungskräfte Unternehmer und Macher unter euch, die so richtig Bock haben ihr Unternehmen und ihre Teams noch sicherer durch diese unsicheren Zeiten zu führen!

00:00:50: Mit anderen Worten, warum läuft dein Laden scheinbar offiziell ganz gut?

00:00:55: Aber eigentlich läuft er auf Verschleiß und hat ein zweites Betriebssystem.

00:01:01: Und ja für den Fall dass du diese Folge noch nicht gehört hast Diese vier Folgen unserer kleinen mini Serie hier sind in gewisser Weise aufeinanderaufbauend.

00:01:09: also nochmal hören Ja haben Serien so an sich?

00:01:14: So heute geht es um die Frage Die der eine oder andere sich vielleicht in der letzten folge schon gestellt hat oder im Kopf hatte, ja warum passiert das eigentlich?

00:01:23: Warum bauen sich diese Schattenorganisationen eigentlich auf?

00:01:26: wie kommt es eigentlich dazu?

00:01:28: und heute in dieser Folge kommen wir dem thema näher.

00:01:33: also heute geht's um die sogenannte rot-blau Falle.

00:01:37: Die das im Grunde sehr gut erklärt und ich glaube tatsächlich wenn du die kennst wirst vermutlich gewisse Reaktionen in Zukunft oder Entscheidungen Tatsächlich noch mal ganz kurz innehalten und sagen Moment, ist das jetzt hier rot oder blau?

00:02:21: Die denken euch Katzen Showband aus ihrem Galaktik Headquater in der schönsten Stadt von Deutschland.

00:02:26: In Dresden ist ja klar!

00:02:29: So zurück zum Thema.

00:02:32: Stell dir mal vor du fährst Auto auf der Autobahn drei Spuren freie Fahrt Tempomat rein Wupp läuft.

00:02:41: was brauchst Du damit das gut funktioniert und du heile ankommst?

00:02:45: Es braucht klare Regeln, muss klar sein.

00:02:48: Wann fährt man wie auf welcher Spur?

00:02:50: Es brauch Verkehrszeichen, es braucht das Einhalten der Tempolimits und so weiter.

00:02:57: Wenn man sich da an alle diese ganzen Sachen hält dann klappt er nicht ganz gut und man kommt eigentlich recht sicher und schnell ans Ziel.

00:03:03: Das ist die blaue Welt.

00:03:06: Wiederholbar berechenbar planbar alles klar Die Blaue Welt.

00:03:12: Und jetzt stell dir mal vor, du fährst mit deinem Auto nach Mumbai rein.

00:03:17: Die größte Stadt von Indien und du bist da jetzt mittendrin so tuk-tuks von allen Seiten ein Moped mit einer fünfköpfigen Family zieht gerade an dir vorbei links rupt einen Bus rechts läuft noch eine heilige Kuh über die Straße und dann kommt noch so ein Händler der schiebt seinen Karren quer über die Kreuzung.

00:03:35: und ja also der Verkehr fließt irgendwie aber garantiert nicht nach Regeln.

00:03:42: Was brauchst du, um hier jetzt in Mumbai im Verkehr klarzukommen?

00:03:47: Was brauchste jetzt?

00:03:49: Ganz sicher nicht mehr regeln und ganz sicher nicht verkehrschildern.

00:03:57: Du brauchst Reaktionen.

00:03:59: Du braucht Bauchgefühl.

00:04:02: Mal um sich gucken was ist eigentlich gerade Phase?

00:04:05: Was ist Realität?

00:04:07: Du musst die Augen überall haben!

00:04:10: Braucht ihr noch ein bisschen Geschick und Kompetenz?

00:04:12: Das ist die rote Welt.

00:04:15: Die ist lebendig, dynamisch, überraschend – und definitiv nicht planbar!

00:04:23: Und jetzt kommt die Katzenerkenntnisbrücke zu unserem Thema.

00:04:28: Viele Firmen fahren heute wie mit Autobahnregeln durch Mumbai.

00:04:41: mit Werkzeugen zu beherrschen, die nur für gerade Autobahnen sind und wundern sich da nicht funktioniert.

00:04:48: Und er hat dann knallt!

00:04:50: So und das ist mal so ein erstes Aufschloch von der blaue Welt.

00:04:54: Die rote Welt.

00:04:56: Lass uns das nochmal bisschen aufdröseln.

00:05:00: Es gibt also in jedem Unternehmen gibt es diese zwei Welten und Beide sind erstmal auch gut.

00:05:09: beide werden gebraucht Und es kommt nur darauf an, wann brauchst du welche Welt?

00:05:17: So blau das ist alles was Du wiederholen kannst.

00:05:21: Die Buchhaltung die Lohnabrechnungen der Produktionsprozess für Dein Standardprodukt.

00:05:28: also die Frage hinter Blau lautet immer wie geht das?

00:05:34: Das ist immer die Frage Hinterblau.

00:05:36: Wie löse ich das?

00:05:38: Wie machen wir das?

00:05:39: Dafür brauchst Du Prozesse Dafür brauchst du Checklisten, dafür brauchst Du Regeln Handbücher QM.

00:05:50: Wenn Du das alles mal sauber aufgesetzt hast Dann läuft das wie ein Uhrwerk Großartig Brauchste Willste haben Ist gut So Für diese Dinge Rot.

00:06:06: Das ist alles Was überrascht Der wütende Kunde was ich eine Lösung will, die eben nicht im Handbuch steht.

00:06:16: Das Projekt, das irgendwie stecken bleibt oder in falsche Richtung kippt, der Mitarbeiter gerade kündigen will und die neue Wettbewerbssituation in der Nachbarschaft, die du letztes Jahr noch gar nie auf dem Schirm hattest ... Und die Frage hinter Rot lautet nicht wie geht es?

00:06:37: Die Leitfrage hinter Rot ist wer kann das jetzt lösen?

00:06:43: Wer kann das?

00:06:45: Wer hat das Talent, wer hat die Erfahrung.

00:06:49: Wer hat dass Gespür ?

00:06:51: Wer hat die Kompetenz ,wer hat Die realistische zeitliche Ressource Jetzt eine Lösung zu finden Die wir bisher nicht lösen mussten oder die nicht im Handbuch steht?

00:07:05: Das ist die rote welt und in der roten fällt fragst du eben wer kann das?

00:07:12: Wer kann es jetzt lösen und nicht?

00:07:14: Wie geht das?

00:07:16: So, und jetzt kommen wir mal zu der Falle.

00:07:20: Die ergibt sich jetzt auch nicht schon daraus.

00:07:22: Trotzdem sage ich es.

00:07:26: Stell dir eben vor in deinem Laden gibt's eine Menge Überraschungen.

00:07:30: Was für ein Kundenprojekt läuft aus dem Ruder, einen Lifferanz springt ab, Mitarbeiter macht Fehler, der teuer wurde... was passiert?

00:07:41: Da wird ja im Regelfall in vielen Unternehmen erst mal die Elefantenrunde einberufen oder abgewartet.

00:07:48: Und dann werden die Rüfe lauter, Dafür müssen wir jetzt erst mal ein Prozess aufsetzen.

00:07:59: Dafür brauchen wir jetzt ein neues Reporting, dann brauchen wir in Zukunft muss das eine Checkliste geben und da braucht man einen Vier-Augen-Prinzip.

00:08:07: Wir müssen dann Tool für einführen.

00:08:09: Da braucht man ein neues Genehmigungsverfahren damit das nie wieder passiert.

00:08:16: Damit diese Fehler nie wieder passieren.

00:08:21: Klingt ja vielleicht für den ein oder anderen erstmal vernünftig.

00:08:23: genau so machen wir es.

00:08:26: Weil du nämlich gerade versuchst, ein rotes Problem mit einem blauen Werkzeugkasten zu lösen.

00:08:34: Das heißt, du nimmst etwas Lebendiges, etwas Überraschendes und versuch das in so einen Raster reinzupressen.

00:08:42: Das wirkt dann beruhigend weil kurzfristig wirkt es wie Kontrolle aber langfristig hast du dir damit ein Beinchen gestellt!

00:08:54: Und das funktioniert nicht.

00:08:57: Diese Rot-Blau-Falle führt zu drei fatalen Folgen, und das ist keine Theorie.

00:09:09: Das ist wirklich das, was ich zigfach in den Unternehmen sehe.

00:09:14: Der erste Punkt ist dein QM, dein Handbuch wie zusammen fucking Monster so richtig unlesbar.

00:09:23: jede Überraschung führt dann zu so einer neuen Scheißregel.

00:09:28: So Berlin lässt grüßen, ja?

00:09:31: Oh hier hat es einen Einzelfall gegeben und der passt nicht zu meiner Ideologie.

00:09:36: Aha da braucht man jetzt ein Gesetz dafür!

00:09:38: Und das macht was passiert denn dann?

00:09:40: nach drei Jahren hast du hast du ein Handbuch.

00:09:42: Das ist so riesig.

00:09:45: Erstens versteht das keiner mehr.

00:09:47: zweitens hält sich keiner mehr dran weil's einfach nicht mehr geht?

00:09:50: Ja Es geht einfach nicht.

00:09:52: Und genau deshalb entsteht nämlich das, was wir in der letzte Woche besprochen haben die Schattenorganisation.

00:09:58: Das ist einfach too much!

00:09:59: Da kann sich doch gar keiner mehr dran halten.

00:10:01: Ja?

00:10:02: Die Gesetze...das ist viel zuviel geworden.

00:10:05: Die Regelungen sind viel zu viel geworden.

00:10:08: Spenden du kannst nicht alles in Regeln packen.

00:10:10: Das funktioniert nicht.

00:10:12: So, das ist die erste fatale Folge.

00:10:16: Dein Handbuch wird zum fucking Monster.

00:10:22: Nebeneffekt, die Gehine werden abgeschaltet weil wenn ich mich in einem Handbuch Richte mache ja alles richtig.

00:10:30: Da bin Ich heraus.

00:10:31: so zweiter punkt ist Deine guten leute sagen ne ne ohne mich Habe ich keinen Bock drauf.

00:10:39: So Die Guten Ja die Talente die echten könne was können?

00:10:44: Die Haben Kein Bock auf Prozesse.

00:10:46: also wir reden jetzt nicht von den blauen Themen.

00:10:48: die Blauen Themen müssen müssen natürlich blau gelöst werden, das ist ja klar, es hat mal eben schon.

00:10:55: Aber die Könner, die Macher wollen Probleme lösen, sie wollen was voranbringen und nicht Formulare ausfüllen.

00:11:02: Wenn du die zwingst, wer kennt das in so einem Wie geht das umzubauen?

00:11:09: Das sind die Neko macht das ohne mich oder noch schlimmer, die resignieren und sie bleiben und werden zynisch.

00:11:16: Und der dritte Punkt Und der ist in dieser Zeit halt fatal, du wirst langsam genau da wo du eigentlich schneller werden müsstest.

00:11:26: In dem Moment, in dem die Welt schneller wird und die Probleme dynamischer werden möchtest Du oder machst Du mit noch mehr Prozessen und nochmal Regeln und nochmal Checklisten machst Du alles langsamer also du fügst den ganzen quasi Gewicht hinzu wo Du eigentlich mehr Beweglichkeit und Schnelligkeit und Leichtigkeit bräuchte.

00:11:49: Und dahinter steht eben die Großerkennnis Dynamik, die wir gerade ja überall erleben.

00:11:54: Du kannst Dynamik nicht oder man könnte sagen nicht mehr mit Regeln erschlagen.

00:12:03: Das kannst du nur, du kannst es nur mit Können auffangen.

00:12:06: das ist die bittere Wahrheit und deswegen geht es ja in Zukunft um die guten Leute.

00:12:12: Ich sage noch mal was so wichtig ist Die Dynamik kannst du nicht mit Regeln erschlagen oder lösen.

00:12:20: Das kannst du nur mit Können kompensieren und auffangen, das ist die

00:12:25: Realität.".

00:12:33: Jetzt würde ich einmal sagen jetzt kennt ja der ein oder andere von euch wird ja Unternehmen kennen um es mal diplomatisch zu sagen wo tatsächlich dieser Ansatz ist in diese rot-blau Falle zu tappen.

00:12:48: aber warum?

00:12:48: Und fragt sich jetzt aber warum Tappen... Warum tappen wir eigentlich immer in diese Falle rein?

00:12:56: Ja, das ist ganz einfach.

00:12:57: Und ich glaube es ist wichtig, dass wir das im Führungskreis auch mal so sehen und vielleicht auch mal reflektieren weil Blau funktioniert hat über Jahrzehnte!

00:13:07: Weil wir so konditioniert sind.

00:13:09: Wir haben in der Industrialisierung gelernt, dass Prozesse, Standards, Skalierung... Das sind die großen Erfolgsrezepte.

00:13:18: Henry Ford, Taylor, McDonalds.

00:13:21: Alles blau, alles standardisiert und das war richtig!

00:13:25: Solange die Welt berechenbar war.

00:13:28: Solange... ...die Autobahn dreispurig war.

00:13:30: Und solange es Verkehrschilder- und Tempolimits gab.

00:13:33: Aber heute?

00:13:34: Die Welt von Heute ist nicht mehr die Welt von neunzehntzig.

00:13:39: Die Welt vom Heute ist Mumbai, Tuktuk heilige Kühe.

00:13:42: Märkte verändern sich in Monaten Kunden Erwartungen drehen also sie drehen sich ja in Wochen Mittlerweile.

00:13:49: Um hundert und achtzig Grad Lieferanten oder Lieferketten.

00:13:52: das ganze Thema, die reißen KI verdrängt ganz zu Branchen über Nacht.

00:13:56: Und in dieser Welt sind Führungskräfte quasi noch in dem Modus Ausgebildete Autobahn Architekten unterwegs.

00:14:06: also um mit diesem Bild zu bleiben so und Die können planen die können strukturieren die können steuern Das ist nicht falsch.

00:14:13: aber da fehlt was.

00:14:15: Die haben in Zweifel nie gelernt, mit dieser Dynamik anders umzugehen.

00:14:21: Wir sind anders konditioniert und deshalb greifen sie reflexhaft zu dem einzigen Werkzeug was Sie kennen oder was Sie gut beherrschen.

00:14:31: Dann machen wir ein Prozess dann machen wir eine Arbeitsanweisung dann machen noch eine Regel dann machen auch einen Reporting da machen wir noch ein Abstimmungsmeeting.

00:14:39: Das ist jetzt kein Versagen, wenn man so will.

00:14:41: Das ist nur die Lücke in der Ausbildung von einer ganzen Manager-Generation.

00:14:46: Die haben das alle nicht ... Wir sind nicht vorbereitet auf die rote Welt da draußen gerade!

00:14:53: Das ist was viele gerade erwischt und ich kann es einfach nicht machen.

00:14:58: Der Elfer liegt vor dem Tor und der Torwart ist nicht drin.

00:15:04: Deswegen machen wir seit ... über zehn Jahre in die Ausbildung zum Business & Change Coach, um euch für diese Welt ready zu machen.

00:15:11: Dieses agile Mindset zu kriegen, die rote Welt zu verstehen und unterschiedlichen Welten anzugehen.

00:15:17: Ja was soll ich sagen?

00:15:19: Wir leben das einfach!

00:15:21: Unsere Mission ist halt, die Arbeitswelt zum besseren Ort zu machen und dafür brennen wir.

00:15:26: und deswegen freuen uns auch wenn man in der Ausbildung in den Nachweisen zum Zertifikat dann wirklich so... Tolle Sachen, die Ihnen ist macht das ja.

00:15:36: Die ist da ja die Chefin drüber diese Nachweise sich anzuschauen.

00:15:41: wenn ihr euch also wir müssten dazu eine Folge machen Wenn wir sehen wie die Unternehmen drehen Wie die die Tools anwenden?

00:15:49: Das ist der Hammer.

00:15:50: Ich bin gerade glaube ich etwas abgeschweift Aber das muss jetzt einfach mal sein an dieser Stelle weil das ist die Lösung.

00:15:56: Es ist ein Teil der Lösung.

00:15:58: kommt zu uns in die Ausbildung.

00:15:59: das nächste Modul startet Jetzt im September.

00:16:02: ihr könnt so jede Modul in die ganze Ausbildung einsteigen, das haben wir geändert.

00:16:06: So what?

00:16:08: Was könnten jetzt die nächsten Schritte sein für euch?

00:16:13: wenn man sagt ja ist da nicht ein bisschen was dran?

00:16:15: ich kenne tatsächlich andere Unternehmen die in dieser rot blau fülle stecken also ganz einfache kleine dinge.

00:16:21: also ich glaube Grundsätzlich können wir erst mal gucken, okay alles klar.

00:16:24: Es gibt die rote Welt es gibt die blaue Welt.

00:16:26: das nehme ich jetzt einfach mal so mit.

00:16:28: und jedes Mal wenn irgendwie ein Problem auftaucht dann kannst du ja erstmal sagen ok was immer ist halt hier blau?

00:16:32: Das ist noch rotes Problem und wenn das so ist das ein wiederkehrendes problem Dann löse sich.

00:16:37: dann kann ich das sauber Blau mit dem Prozess oder eine automatisierung Leitfaden oder sonstwas lösen dann mach halt blau.

00:16:44: Ja.

00:16:44: aber wenn es eine Überraschung ist Wenn es ne neue Situation ist Was können er fordert, um das jetzt auf die Kette zu kriegen?

00:16:51: Dann frag wer kann das machen.

00:16:54: Und nicht wie machen wir das so?

00:16:55: und dann lasst die Finger vom Prozess sucht die richtigen Leute, die das dann können.

00:16:59: der zweite Punkt ist was man direkt mal machen könnte oder mindestens mal ansprechen.

00:17:05: Man könnte ja einfach im Führungs in nächsten Führungsmieting in nächsten Partner-Meeting Nächsten GF Medien könnte einfach sagen hey ich habe euch im Podcast gehört von pü Kleiner Impuls, ich gebe mal so zwei drei Sätze weder die völlig nicht ganz interessant.

00:17:20: Da hieß es um mich in diese Rot-Rot Blaufalle zu tippen höre auf jede Ausnahme zu dokumentieren.

00:17:27: Das ist schonmal ein kleiner Schritt den man gehen kann.

00:17:30: Nicht jede Überraschung braucht eine neue Regel.

00:17:32: Manchmal ist die richtige Antwort Ja wir haben diesen Einzelfall jetzt hier gelöst und wir vertrauen da drauf dass alle die jetzt beteiligt waren auch verstehen.

00:17:43: Dann müssen wir beim nächsten Mal an der Stelle ein bisschen anders denken, alles klar und dass sie das auch hinkriegen werden.

00:17:48: Wir vertrauen darauf aber nicht noch in Formularen, nicht noch ein dickeres Q&A oder eine Checkliste.

00:17:53: Das lassen wir jetzt einfach mal.

00:17:55: Der dritte Punkt ist am Anfang war das Wort.

00:18:01: Wir müssen aufpassen... Auch dieses wording.

00:18:04: wenn wir zu viel in den Meetings diese Sätze gewähren lassen, ja da müssen wir mal ein Prozess für machen.

00:18:13: Das müssen wir festlegen.

00:18:17: Müssen wir mal standardisieren.

00:18:18: Da müssen wir QM noch einmal zuholen.

00:18:21: Nee?

00:18:22: Dann musst du mal kurz dazwischen gehen und sagen stopp mal eben.

00:18:26: ist das hier ein Wiederkehre des Problems oder eine Überraschung?

00:18:29: Können wir das planen oder können wir es nicht planen?

00:18:31: Nein, das konnten wir nicht plane.

00:18:32: Ah ok, rotes Problem keine Regel kein Qm, kein Prozess, keine Checkliste.

00:18:36: vergesst es.

00:18:37: die einzige Frage die sich hier stellt.

00:18:40: Wie können wir das lösen?

00:18:41: Und dann lasst uns doch im nächsten Meeting ein kleines Storyblock machen und sagen, okay wie haben wir Einzelfälle gelöst?

00:18:50: Bumm!

00:18:51: Damit sie alle ein bisschen was lernen.

00:18:55: Was ist die Message?

00:18:57: Ich glaube ich habe es ja gerade schon gesagt, dass in jedem Unternehmen eben diese zwei Welten sind – das Wiederholbare, das mit Prozessenlösbare.

00:19:06: Das ist nur mit Können lösbar.

00:19:11: Beide sind wichtig, man muss das unterscheiden, wo man unterwegs ist und die Falle ... Ich glaube, das habe ich schon gesagt.

00:19:19: Die meisten Chefs reagieren ja auf rote Probleme mit blauen Werkzeugen für einen Prozess ein, wo wir eigentlich Talente bräuchten um es mal sozusagen oder die richtigen Leute.

00:19:29: Und das ist die sogenannte Rot-Blau-Falle.

00:19:31: In der nächsten ... Und das produziert ... Ja, ich glaube, dass jetzt so der Rahmen Und das produziert auf Dauer die überlastete Organisation.

00:19:40: Das ist die Message, weil das ... Die Viererserie, die ich hier mache, die ist ja zu dem Thema... Das ist ja das Oberthema, die überlassete Organisation.

00:19:47: und genau diese Rot-Blau-Falle führt dazu dass wir auf Dauern eine überlastet Organisation haben.

00:19:53: Weil keiner mehr diesen Wust an Blau regeln kann für die roten Probleme sondern in der nächsten Folge gehen wir jetzt noch einen Schritt weiter.

00:20:02: da schauen wir uns an was die Was die Firmen tun, dient tendenziell nicht in diese Rot-Blau-Falle tappen.

00:20:13: Was sie stattdessen machen?

00:20:15: Das sind die sogenannten Höchstleisterfirmen.

00:20:19: und da schauen wir uns mal an welche vier Dinge In der DNA von diesen höchst leister firmen Sind oder was die Vier Hebel was Die Vier Prinzipien sind die dieser High Performance Unternehmen Ansätze.

00:20:43: Einige von euch kommen aus der Generation, wenn du aufhörst zu weinen.

00:20:45: Kaufe ich dir was?

00:20:46: Ich komme aus der generation!

00:20:48: Wenn du nicht aufhöhrst zu sein dann gebe ich den Grund zum weinen, fand ich auch nicht schlecht.

00:20:52: Meine lieben alles weiter zu uns gibt es wie immer auf www.denken-neut.com.